OpenLM Software License Management (SLM)

OpenLM External DB Support

Mit der Option OpenLM External DB Support kann der OpenLM Server für die Anbindung an eine externe Datenbank konfiguriert werden. Dabei unterstützt OpenLM Datenbanken wie Microsoft SQL Server oder MariaDB. Die Möglichkeit, OpenLM Informationen in einer externen Datenbank zu sichern, bietet folgende Vorteile:

• Speichern von Informationen in einer vom Kunden verwalteten Datenbank
• Einsatz üblicher Backup-Verfahren zur Sicherung der OpenLM DB
• Zugriff auf die OpenLM Server Datenbank, um Berichte zu erstellen

OpenLM Directory Synchronization

Die Erweiterung OpenLM Directory Synchronization beinhaltet eine Synchronisation der OpenLM-Datenbank mit Benutzerinformationen aus einem Domänenverzeichnis. Dies wird mit den Komponenten Directory Synchronization Service (DSS) und Directory Synchronization Agent (DSA) erreicht.

Somit stehen, je nach Ausbau des LDAP (z.B. Microsoft Active Directory), automatisch Informationen über die Benutzer wie z.B. Name, E-Mail, Telefon, Abteilung, Land oder Kostenstelle zur Verfügung. In einer weiteren Funktion ermöglicht das Modul automatisch Nutzergruppen und Computergruppen (Host Groups) in OpenLM anzulegen und aktuell zu halten.

OpenLM Gruppen werden für folgende Anwendungsfälle verwendet:

• OpenLM License Allocation Manager: Definition von Berechtigungen für Computergruppen & Nutzergruppen
• OpenLM Group Usage: Zuweisung der Nutzungszeiten von Lizenzen zu Nutzergruppen als Basis für Kostenzuweisungen
• OpenLM Roles & Permissions: Zuweisung einer Rolle an eine Berechtigungsgruppe

Die Gruppen können hierarchisch strukturiert werden. Jede Gruppe kann einen oder mehrere Benutzer oder Gruppen beinhalten. Eine typische Implementierung von Gruppen wäre beispielsweise die Abbildung der hierarchischen Organisationstruktur eines Unternehmens. Jeder Anwender kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet werden.

Für die Synchronisation von Gruppen mit LDAP stehen mehrere Optionen zur Verfügung:

• 1 zu 1 Synchronisation von vorhandenen LDAP-Gruppen unterhalb eines definierten LDAP-Knotens, nach Wahl hierarchisch.
• Erzeugen und Synchronisieren von Gruppen in OpenLM basierend auf identischen LDAP-Attributinhalten (z.B. alle Nutzer mit dem Standortattribut „Berlin“ werden der Gruppe „Berlin“ zugeordnet).
• Fixe Erzeugung und Synchronisierung einer Gruppe von Nutzern, die unterhalb einer frei festlegbaren LDAP-Gruppe oder Organisationseinheit definiert sind.Es können mehrere LDAP-Domains und mehrere Synchronisationen je Domain definiert werden. Das jeweilige Synchronisationsintervall kann für jede Definition frei festgelegt werden.Zusätzlich kann eine Synchronisation manuell über das EasyAdmin Browser Interface angestoßen werden. Die bei jedem Synchronisationslauf jeweils synchronisierten LDAP Entities, sowie ggf. deren hierarchische Abhängigkeiten können ebenfalls über das EasyAdmin Browser Interface kontrolliert und dokumentiert werden.

OpenLM Alerts

OpenLM Alerts unterstützt das Unternehmen dabei, die Produktivität und Verfügbarkeit von Lizenzmanagementsystemen sicherzustellen, indem über verschiedenste Kommunikationswege Benachrichtigungen über vorher definierte Systemzustände erfolgen. Dabei können sowohl der Kommunikationsweg (E-Mail, SMS, Konsole, Log), als auch das zeitliche Verhalten (Frequenz, Wiederholung, Benachrichtigungszeiten) und die Zielgruppe sowie die Eskalationsstufe frei definiert werden.

Die Bedingungen für die Benachrichtigungen (Systemzustände, Auslastung, Projektinformationen, …) können dabei in einem Regelwerk kombiniert werden.
Das OpenLM Alerts System ermöglicht es Unternehmen, frühzeitig Probleme im Zusammenhang mit dem Management der Lizenzen in den Griff zu bekommen, bevor beispielsweise Engpässe bei den Anwendern auftreten oder Abrechnungsdaten falsch zugewiesen werden. Eine gesicherte, hohe Verfügbarkeit der Lizenzen für die Nutzer innerhalb einer Organisation gewährleistet eine optimale Produktivität auch bei einer knapp ausgelegten Lizenzkonfiguration.

OpenLM Group Usage

Die Erweiterung OpenLM Group Usage ermöglicht es, Auswertungen über Gruppen von Nutzern durchzuführen und Nutzungszeiten für Softwarelizenzen direkt Nutzergruppen zuzuordnen.

Die Gruppen können hierarchisch strukturiert werden. Jede Gruppe kann einen oder mehrere Benutzer oder Gruppen beinhalten. Eine typische Implementierung von Gruppen wäre beispielsweise die Abbildung der Organisationstruktur eines Unternehmens.

Typischerweise wird jeder Benutzer einer Abrechnungs-Gruppe zugeordnet, die beispielsweise seine Organisationseinheit oder seinen Standort repräsentiert.
Die Auswertung der Nutzungszeiten der Gruppen kann sowohl grafisch als auch tabellarisch dargestellt werden. Die Ergebnisse können exportiert werden, z.B. um sie in kundenspezifischen Systemen weiter zu verarbeiten.

OpenLM bietet zwei Möglichkeiten, um eine Gruppenstruktur zu erstellen und zu pflegen:

• Manuell: Mit Hilfe der Funktionalität der OpenLM EasyAdmin Oberfläche kann ein Berechtigter Gruppen anlegen und verwalten.
• Automatisch: Die automatische Methode basiert auf der der Erweiterung OpenLM LDAP Group Synchronisation.

Damit unterstützt OpenLM Group Usage bei der Optimierung, der Zuweisung und Abrechnung von Lizenzkosten.

OpenLM Project Usage

Die Erweiterung OpenLM Project Usage ermöglicht es, Nutzungszeiten von Lizenzen direkt vorab definierten Projekten zuzuordnen.

Mit Hilfe der Funktionalität der OpenLM EasyAdmin Oberfläche kann ein Berechtigter Projekte anlegen und verwalten. Dabei kann ein Anwender oder eine Gruppe von Anwendern einem oder mehreren Projekten zugeordnet werden. Ein Projekt wird dabei bereits als Standard festgelegt, auf welches die Nutzungszeiten des Anwenders gebucht werden, sofern kein anderes ausgewählt wird.

Dies geschieht unabhängig von einer eventuellen Zuordnung der Nutzungszeiten zu einer Gruppe in der Erweiterung OpenLM Group Usage.

Abweichend vom Standard kann ein Berechtigter über die OpenLM Benutzeroberfläche EasyAdmin für den Anwender das jeweils aktive Projekt festlegen.

Sofern auf dem Arbeitsplatzrechner des Anwenders OpenLM Agent installiert ist und diese Funktionalität für ihn freigeschaltet ist, kann der Anwender beim Start einer Anwendung und während der Arbeit mit einer Anwendung selbst das Projekt festlegen, auf welches die jeweilige Nutzungszeit gebucht werden soll.

Damit unterstützt Project Usage bei der Optimierung und der Zuweisung und Abrechnung der Softwarekosten.

In Kombination mit der Erweiterung OpenLM Group Usage besteht darüber hinaus die Möglichkeit, die Kosten in zwei Dimensionen zu erfassen und darzustellen, beispielsweise mittels Gruppierung nach Standdort oder Kostenstelle und gleichzeitig nach Kundenprojekt.

OpenLM Roles and Permissions

OpenLM Roles and Permissions erweitert die OpenLM Funktionalität um die Rollen- und Rechteverwaltung. Durch den Einsatz von OpenLM Roles and Permissions kann der Nutzerkreis von OpenLM erheblich erweitert werden, ohne definierte Zugriffsbestimmungen bzw. Datenschutzbestimmungen zu verletzen oder den Anwender mit für ihn nicht relevanten Informationen oder Funktionalitäten zu überfrachten.

Die OpenLM Anwender loggen sich durch Angabe von Anwendername und Passwort oder als Gast in die OpenLM EasyAdmin Oberfläche ein und haben dann abhängig von ihrer definierten und zugewiesenen Rolle Zugriff auf die Funktionalitäten und Inhalte. Dabei kann die Zugriffsteuerung sehr feingranular bis auf die Ebene einzelner Funktionen oder Feldinhalte erfolgen.

Inhaltlich können beispielsweise in den Reports je nach Rolle einzelne Informationen oder auch ganze Reports dargestellt oder ausgeblendet werden, um z. B. Datenschutzbestimmungen zu erfüllen oder den Organisationsstrukturen gerecht zu werden.

Funktional können je nach Rolle Administrations- oder Konfigurationsmöglichkeiten aktiviert oder deaktiviert werden. Im Standard stehen dem Administrator schon vordefinierte Rollen zu Verfügung.

OpenLM Roles and Permissions wurde auch entsprechend erweitert, um den Benutzern eine Windows-Authentifizierung anzubieten. Diese Funktion ermöglicht den direkten Zugriff auf die EasyAdmin-Webanwendung nach dem gewohnten Windows-Anmeldeprozess. Dabei werden der Benutzernamen und das Kennwort verwendet, welches im Organisationsverzeichnis registriert ist.

OpenLM License Allocation Manager

Mit dieser Erweiterung/Produkt kann der Lizenz-Administrator z.B. FlexNet Option Files anlegen, bearbeiten und verwalten.

Mit der Optionsdatei kontrolliert der Lizenz-Administrator verschiedene Betriebsparameter innerhalb der Grenzen des Lizenz-Modells. Die Benutzer werden durch ihren Benutzernamen, den Hostnamen, Display, IP-Adresse oder einem Projekt identifiziert. Für Concurrent User (Floating) Lizenzen hat der Lizenz-Administrator die Möglichkeit, den Zugriff auf Lizenzoptionen zuzulassen oder abzulehnen oder bestimmte Features für Benutzer zu reservieren. Des Weiteren besteht die Möglichkeit, mit dem Option-File die zur Verfügung stehenden Lizenzen einzuschränken oder ein Report Log File zu erzeugen. Typischerweise werden diese Option Files mit Hilfe von Editoren erstellt und durch Kommandozeilenoperationen aktiviert.

Der Vorteil des OpenLM Allocation Manager liegt einerseits in der grafischen Benutzeroberfläche, die für diese administrativen und sehr arbeitsintensiven Tätigkeiten bereitgestellt wird, und zum anderen im direkten Zugriff auf die Systemressourcen, aus denen die Einträge erzeugt werden.

Anwender, Gruppen, Produktfeatures und andere Informationen, die im System zu Verfügung stehen, werden zu den benötigten Optionen kombiniert und daraus das gewünschte Option File erzeugt. Das Option File wird gesichert und auf dem Lizenzserver bereitgestellt.

Diese Vorgehensweise vermeidet Schreib- oder manuelle Übertragungsfehler, die typischerweise dazu führen, dass Option-Files ohne Fehlerangabe nicht ausgeführt werden. Die Folge können sehr lange Fehlersuchzeiten sein.

Unterstützt werden von OpenLM aktuell FLEXlm (FlexNet Publisher) Option Files.

HYBRIDE LIZENZIERUNG

„Netzwerk Named User“ (NNU) von FlexLM ist ein Lizenzmodell, bei dem innerhalb einer Organisation eine bestimmte Anzahl von Lizenzen vordefinierten Benutzern fest zugeordnet ist. Technisch werden die Nutzungseinschränkungen auf die Lizenzen bei FlexNet mit dem Option-File festgelegt.

In der Regel haben die Kunden von NNU-Lizenzen aber auch „Network Concurrent User“ (NCU) Softwarelizenzen vom selben Hersteller (z.B. Matlab von Mathworks) im Einsatz. Diese werden vom Hersteller in einem einzigen Lizenzfile dem Kunden in einem Hybridmodell zur Verfügung gestellt.

Daraus ergibt sich das Problem, dass die „Multiple Pool Lizenzen“ bei der Auswertung nicht unterschieden werden können. Somit bleibt unklar, wie der Lizenzverbrauch der Benutzer in Bezug auf den Lizenztyp war. Der Kunde braucht aber diese Information, da in der Regel NCU Lizenzen das zwei- bis vierfache der NNU-Lizenzen kosten und die Zuordnung auf Viel- und Wenig-Nutzer laufend angepasst werden muss.

Der OpenLM License Allocation Manager bietet eine Lösung für dieses Problem. Somit ist erstmalig eine detaillierte Berichterstattung nach NNU und NCU-Lizenzen in einem Hybrid-Lizenzmodell möglich.

OpenLM License Harvesting

OpenLM bietet seinen Kunden mit dem OpenLM License Harvesting verschiedene Möglichkeiten, aktiv die Lizenznutzung zu optimieren. Ziel ist es, dabei blockierte, aber nicht genutzte Lizenzen wieder in den Lizenzpool zurückzuführen. Damit wird eine signifikant höhere Auslastung der verfügbaren Lizenzen erreicht und die benötigte Anzahl von Lizenzen für die Anwender gesenkt. So können z.B. Neubeschaffungen durch Erhöhung der Nutzungsquote reduziert oder vermieden werden.

Basierend auf konfigurierbaren Systemparametern überwacht OpenLM die Nutzung der Lizenzen auf dem Arbeitsplatzrechner und meldet diese an den Server. Bei Auslastungsengpässen können dann die Projekte der als inaktiv erkannten Prozesse entweder gespeichert und/oder die jeweilige Anwendung beziehungsweise Erweiterung geschlossen werden. Dies kann manuell durch den Administrator über die OpenLM Benutzeroberfläche oder regelbasiert durch den OpenLM Server erfolgen.

Der OpenLM Agent muss auf dem Arbeitsplatzrechner des Applikationsnutzers installiert werden. Die Lizenzierung erfolgt durch das OpenLM Token Modell.

Verwalteter Prozess: Unter einem verwalteten Prozess versteht man einen vom OpenLM Agent überwachten Prozess, der durch eine License Harvesting Methode (Save & Close, Suspend & Resume, Custom, Actual Usage) eine Aktion ausführt, um z.B. die Lizenznutzung zu beenden.

License Harvesting: Save and Close

OpenLM kann automatisch eine inaktive Lizenznutzung erkennen. Dies gilt mitunter für Projekte mit Autodesk, ESRI, Matlab, SolidWorks und CATIA. Das Projekt wird gespeichert und die jeweilige Anwendung oder Erweiterung wird geschlossen. Ist der Nutzer wieder aktiv, wird ihm eine freie Lizenz zugeteilt und das gespeicherte Projekt wieder geladen.

License Harvesting: Custom

Der Kunde kann mit einem eigenen Skript Projekte beenden, um Lizenzen freizugeben.
Hierzu gelten besondere Lizenzbedingungen, da mit dieser Funktion beliebige Prozeduren auf dem Client ausgeführt werden können:

“You should be aware that this capability could be utilized for a variety of actions such as getting unauthorized access to the workstation. By installing the license file you are stating that you understand the risks involved and accept the terms and conditions. For more information please contact support using the contact form or by email support@openlm.com.

You should use a secure communication protocol such as SSL between the server and your OpenLM Agents.”

License Harvesting: Suspend and Resume

OpenLM erkennt FlexLM Lizenzen, die möglicherweise inaktiv sind und setzt den Anwendungsprozess aus. Bei dieser Methode muss der Lizenznehmer sowohl die Interaktionen mit weiteren Applikationen als auch die spezifischen Lizenzbedingungen der Applikation beachten.

OpenLM Actual Usage

Bei der Überwachung von Netzwerklizenzen ist eine wesentliche Herausforderung festzustellen, ob mit der abgerufenen Lizenz die Software auch tatsächlich genutzt wird. Um dies darzustellen, werden mit OpenLM Actual Usage dabei zwei Werte ins Verhältnis gestellt:

1. Die Dauer, wie lange eine Lizenz an einen Benutzer vergeben wurde.

2. Die Dauer, wie lange die mit der Lizenz freigegebene Applikation tatsächlich in Gebrauch war.

Wenn eine Softwarelizenz von einem Benutzer gezogen wird, zeigt die Erfahrung, dass eine Lizenz wahrscheinlich nicht zu 100% der gezogenen Zeit tatsächlich benutzt wird. Daraus resultiert das Problem, dass ohne OpenLM Actual Usage nur vermutet werden kann, ob diese Zeit bei 80%, 30% oder bei 50% liegt. Dieser Faktor beeinflusst aber unmittelbar die Anzahl der tatsächlich benötigten Lizenzen.

Auf der Basis der tatsächlichen Nutzungszeit können folgende Fragen beantwortet werden:

• Hat der User das richtige Lizenzmodell? (z. B. Concurrent User, Named User oder Node Locked Lizenz)
• Werden die Lizenzen so genutzt, wie das im Entwicklungsprozess vorgesehen ist?
• Können bei Lizenzengpässen organisatorische Maßnahmen die Verfügbarkeit der Netzwerklizenzen erhöhen?

Die Verwendung dieser Erweiterung erfordert die Installation eines OpenLM Agent auf den Endbenutzer-Workstations.

OpenLM Reporting Hub

Der OpenLM Reporting Hub bietet OpenLM Kunden die Möglichkeit, das Beste aus ihrer OpenLM Datenbank herauszuholen. Dies wird durch die Ausführung von benutzerdefinierten automatischen Abfragen für die Erzeugung von Berichten erreicht, die dann für alle technischen oder geschäftlichen Anforderungen implementiert werden können.

Der OpenLM Reporting Hub nutzt dazu eine ETL-Datenmaschine zum Sammeln und Speichern relevanter Daten in einer Data Warehouse Datenbank. Das Vorgehen des OpenLM Reporting Hub ist wie folgt:

• Extrahieren spezifischer Daten aus der OpenLM-Datenbank.
• Transformation der Datenstruktur zum Zwecke der Abfrage und Analyse.
• Die neu gebildeten Datenstrukturen werden regelmäßig in die Data Warehouse-Datenbank geladen.

Auf Basis der Datawarehouse Datenbank kann der Kunde mit eigenen Tools die Daten individuell in Relation setzen und darstellen.

OpenLM Dongle Monitoring

Das OpenLM Dongle Monitoring bietet Echtzeit-Einblick in die Hardware-Schlüssel Ihres Unternehmens. Sie vereinfachen das Asset-Management durch eine zentrale Datenbank und die Verwaltung der Assets über eine zentrale Schnittstelle. Das Unternehmen kann verfolgen, wo verlorene oder vermisste Hardware-Schlüssel zuletzt verwendet wurden. Somit können geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um die vertragsgemäße Nutzung der Dongles sicherzustellen.

Die wichtigsten Funktionen:

• Registrierung für alle Hardwareschlüssel in einer Datenbank
• Auswertung der wichtigsten Daten, z.B. der Frage „Wo ist der Dongle zuletzt aufgetaucht?“
• Filtern nach Gerätename, Hersteller, Hostname, Benutzername oder Zeitrahmen
• Integration mit Alarmdiensten – Verfolgung von vermisst gemeldeten Dongles mittels einer Blacklist
• Offline-Überwachung über den OpenLM Offline Agent zur Lizenznutzung

Neben den standardmäßigen OpenLM Überwachungs- und Optimierungsfunktionen für Lizenzprozesse bietet OpenLM Dongle Monitoring weitere Vorteile:

Compliance: Alte Dongles dürfen nach einem Austausch nicht mehr verwendet werden. Aus Compliance-Gründen sollten diese Dongles entsorgt und idealerweise auf eine schwarze Liste in OpenLM gesetzt werden. Ähnlich verhält es sich mit verlorenen Dongles, die der Hersteller ersetzt hat. Sollte ein solcher Dongle doch wieder in OpenLM auftauchen, meldet das System automatisch diese Nutzung eines nicht berechtigten Dongles.

Kosteneinsparungen: Nach unseren Erfahrungen liegen zwischen fünf und zehn Prozent aller Dongles ungenutzt in Schubladen oder Schränken. Davon ausgehend, dass für diese Dongles Software im Wert von 5.000 bis 30.000 Euro unter 20% Wartung stehen, besteht ein erhebliches Einsparungspotential, wenn diese Dongles aufgefunden werden und deren Wartung abgekündigt wird.

Autodesk Token-Flex

Mit dem OpenLM Modul Autodesk Token-Flex misst OpenLM die tatsächliche Nutzung eines Lizenzfeatures, also die genaue Bezeichnung, Standort, Beginn und Ende der Lizenznutzung. Gepaart mit der Information, wie viele Token pro Feature in 24 Stunden benötigt wurden, kann die tatsächliche Anzahl der gebrauchten Tokens über einen Zeitraum berechnet werden.

Dies dient vor allem für folgende Szenarien:

• Abschätzung der benötigten Investition für die Tokens während der Vertragslaufzeit – auch wenn noch kein Token-Flex Modell im Einsatz ist. Zuviel lizenzierte Tokens verfallen nach dem Vertragszeitraum. Bei zu wenig Tokens muss für den Vertragszeitraum zu ungünstigen Konditionen nachlizenziert werden.
• Überprüfung der Autodesk Abrechnung mit den OpenLM Daten.
• Identifizierung inaktiver Lizenz-Sitzungen und automatische Beendigung der Nutzung zum Ende der 24-Stunden-Periode.